OKR und Projekte verbinden in Microsoft 365

Viele Organisationen haben eine klare Strategie – und trotzdem bleibt im Alltag offen, welche Vorhaben sie wirklich voranbringen. Die Ziele stehen in einer Präsentation, die Projekte in einer Liste, und der Zusammenhang entsteht erst, wenn jemand ihn von Hand herstellt.

OKR – Objectives and Key Results – schliessen diese Lücke. Objectives beschreiben, was Sie erreichen wollen. Key Results messen, ob Sie es erreichen: an Ergebnissen, nicht an erledigten Aufgaben. OKR geben damit das Warum und das Was vor. Projekte liefern das Wie: die Umsetzung. Ihre volle Wirkung entfalten beide erst zusammen.

Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei OKR ankommt und wie Sie in PlainPPM Ihre OKR mit Ihren Projekten verbinden – in einer Lösung auf Basis von Microsoft 365.

Das Feature im Video

Knapp zwei Minuten: von der OKR-Struktur über das erste Objective bis zur gemeinsamen Übersicht aller Vorhaben.

Was gute OKR ausmacht

OKR sind schnell erklärt. Ihre Stärke liegt in der Disziplin, mit der man sie lebt. Drei Grundsätze machen den Unterschied:

Wenige, klare Objectives. Wer sich je Zyklus auf wenige Ziele konzentriert, setzt Prioritäten – und alle wissen, worauf es ankommt.
Key Results messen Wirkung. Ein gutes Key Result beschreibt ein Ergebnis, etwa mehr Neukunden oder kürzere Durchlaufzeiten – keine Liste von Aufgaben.
Ein fester Rhythmus. Sie prüfen den Fortschritt regelmässig und ziehen am Ende jedes Zyklus Bilanz. So lernen Sie mit jedem Zyklus dazu.

Und noch etwas zeigt die Praxis: Ein Objective bewegt sich nur, wenn jemand daran arbeitet. Dafür braucht es Budget und Mitarbeitende – genau wie für ein Projekt.

Ein Portfolio für Ziele und Projekte

Deshalb gehören OKR und Projekte in dasselbe Portfolio. Werden Objectives getrennt von den Projekten geführt, greifen beide auf dieselben Mittel zu, ohne dass es jemand sieht. Stehen sie in einer Übersicht, entscheiden Sie gemeinsam, was wirklich zählt – und sehen, welche Vorhaben auf welches Ziel einzahlen.

So verbinden Sie OKR und Projekte in PlainPPM

Zuerst die Struktur. Im OKR-Modul legen Sie Ihre OKR-Struktur an: strategische Ziele, darunter strategische Säulen und Fokusbereiche. So bilden Sie Ihre Strategie so ab, wie Ihre Organisation über sie spricht.

Ideen als Projekt oder als Objective. Neue Vorhaben erfassen Sie wie gewohnt als Idee. Beim Anlegen wählen Sie den Projekttyp: Projekt oder Objective.

Einhängen und messen. Ein Objective hängen Sie in Ihre Struktur ein – unter das strategische Ziel, die Säule und den Fokusbereich, zu dem es beiträgt. Dazu pflegen Sie seine Key Results, mit Stand und Fortschritt.

Die Strategie auf einen Blick. Im OKR-Modul sehen Sie dann, wie jedes Objective zu Ihrer Strategie beiträgt – vom strategischen Ziel bis zum einzelnen Key Result.

Ein Lebenszyklus für alle Vorhaben. Objectives durchlaufen denselben Lebenszyklus wie Ihre Projekte: von der Idee über Bewertung und Genehmigung bis zur Umsetzung. Zusätzlich messen Sie über die Key Results, wie weit Sie Ihr Ziel erreicht haben.

Gemeinsam priorisieren. In der Ideenliste stehen Objectives und Projekte nebeneinander, Objectives sind dort gekennzeichnet. So haben Sie alle Vorhaben in einer Übersicht, priorisieren gemeinsam und geben frei, was wirklich zählt.

Was Sie dafür brauchen

Ein Bild Ihrer Strategie. Die strategischen Ziele, Säulen und Fokusbereiche geben Sie vor – PlainPPM bildet sie ab.
Messbare Key Results. Je klarer ein Ergebnis beschrieben ist, desto aussagekräftiger ist der Fortschritt.
Einen festen Rhythmus. Wer den Stand regelmässig nachführt, sieht früh, wo nachgesteuert werden muss.
PlainPPM in Ihrem Microsoft-365-Tenant. OKR baut auf dem Ideen- und Projektprozess von PlainPPM auf.

Häufige Fragen

Was sind OKR?

OKR steht für Objectives and Key Results. Objectives beschreiben, was Sie erreichen wollen. Key Results messen an Ergebnissen, ob Sie es erreichen.

Worin unterscheiden sich Objectives und Projekte?

Ein Objective beschreibt ein Ziel und wird über seine Key Results gemessen. Ein Projekt liefert die Umsetzung. In PlainPPM durchlaufen beide denselben Lebenszyklus und stehen in derselben Übersicht.

Muss ich Objectives getrennt von meinen Projekten führen?

Nein. Sie erfassen ein Objective wie ein Projekt als Idee und wählen nur den Projekttyp. Bewertung, Genehmigung und Umsetzung laufen über denselben Prozess.

Wie halte ich den Fortschritt aktuell?

Über die Key Results: Sie pflegen ihren Stand und Fortschritt. Im OKR-Modul sehen Sie, wo Ihre Objectives stehen und wie sie zur Strategie beitragen.

Brauche ich dafür zusätzliche Software?

Nein. PlainPPM läuft vollständig auf Microsoft 365 und der Power Platform. OKR ist ein Baustein aus dem PlainPPM Feature-Kiosk.

Fazit

Eine Strategie wirkt erst, wenn sie messbar wird und in Vorhaben mündet. Mit OKR in PlainPPM verbinden Sie das Warum und Was Ihrer Ziele mit dem Wie Ihrer Projekte: eine Struktur für Ihre Strategie, Key Results für den Fortschritt und ein gemeinsamer Prozess für alle Vorhaben. Wie Ideen in PlainPPM bewertet und freigegeben werden, lesen Sie im Beitrag zum Ideenmanagement.

Ausprobieren können Sie es selbst. OKR steht im PlainPPM Feature-Kiosk bereit: Sie öffnen es mit Beispieldaten in der Trial-Umgebung und sehen, wie Objectives und Key Results in eine Strategie eingehängt sind – ohne dass sich an Ihrer eigenen Umgebung etwas ändert. Passt es, bauen wir es in Ihre PlainPPM-Umgebung ein; der Kern von PlainPPM bleibt davon unberührt.

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OKR und Projekte verbinden: So machen Sie Ihre Strategie messbar und setzen sie um