Die Projekte sind sauber geplant, die Termine stehen und trotzdem verschieben sich die Vorhaben immer weiter. Fragt man nach, hört man immer die gleichen Ursachen: einige Ressourcen sind in mehreren Projekten parallel eingeplant, bei anderen weiss niemand genau, ob die Zusage aus dem Vorquartal noch gilt, und wieder andere hätten Luft — nur hat das ausserhalb ihrer Abteilung niemand gesehen.

Das ist selten ein Planungsfehler im einzelnen Projekt. Jeder Projektleiter hat für sich sauber geplant. Das Problem entsteht erst dort, wo die Pläne aufeinandertreffen: bei den Menschen, die in mehreren Projekten verplant sind. Wer diese Sicht nicht hat, verwaltet Termine und merkt erst am Verzug, dass die Kapazität nie da war.

Dieser Beitrag ordnet zuerst ein, worüber man bei Resource planning eigentlich spricht — die Begriffe werden im Alltag munter vermischt —, und zeigt danach, wie das erweiterte Ressourcenmanagement in PlainPPM das abbildet.

Kapazität, Zuweisung, Bedarf: drei Begriffe, drei verschiedene Aussagen

Die meisten Missverständnisse in der Ressourcenplanung entstehen durch ungeklärte Begrifflichkeiten:

Kapazität ist das Angebot: Wie viel Arbeitszeit steht eine Person in einem Monat überhaupt zur Verfügung? Teilzeit, Ferien und Linienaufgaben gehören hier hinein — nicht in die Projekte.
Zuweisung ist die Festlegung: Diese Person arbeitet in diesem Monat mit diesem Anteil in diesem Projekt.
Bedarf ist die Forderung aus der Planung: So viel Aufwand braucht das Projekt laut Basisplan — unabhängig davon, ob schon jemand zugewiesen ist.

Der Nutzen entsteht aus dem Vergleich. Bedarf ohne Zuweisung heisst: Das Projekt ist geplant, aber nicht besetzt. Zuweisung über Kapazität heisst: Die Person ist überbucht. Erst wenn diese drei Grössen nebeneinanderstehen, wird aus Ressourcenplanung eine Aussage statt eines Gefühls.

Warum Überbuchung teurer ist, als sie aussieht

Eine Person mit 110 Prozent Auslastung erscheint auf den ersten Blick als kleines Problem: zehn Prozent, das wird man schon irgendwie schaffen. Tatsächlich verhält sich Überbuchung nicht linear.

Wer in mehreren Vorhaben gleichzeitig steckt, verliert Zeit nicht nur an der Arbeit selbst, sondern an den Übergängen: sich neu einlesen, Kontext aufbauen, Absprachen nachholen. Diese Umschaltkosten tauchen in keinem Plan auf, weil sie keinem Projekt zugeordnet sind. Dazu kommt ein zweiter Effekt: Wenn eine Person in drei Projekten fehlt, verzögern sich alle drei — die Überlast einer einzelnen Rolle wird zur Verzögerung eines ganzen Portfolios.

Deshalb ist die entscheidende Frage bei Überlast nicht „Wer arbeitet mehr?», sondern „Welches Vorhaben verschieben wir, damit die übrigen halten?«. Diese Frage lässt sich nur beantworten, wenn sichtbar ist, woher die Last einer Person kommt — Projekt für Projekt.

Zwei Blickrichtungen — und warum Sie beide brauchen

Ressourcenplanung hat zwei Adressaten mit gegenläufigen Fragen:

Die Projektkoordination schaut vom Projekt auf das Team: Ist mein Vorhaben besetzt? Wer fehlt mir, und wer hätte noch Luft?
Die Ressourcenverantwortung schaut von der Person auf ihre Projekte: Ist mein Team tragfähig eingeplant? Wer ist überbucht, und woher kommt die Last?

Beide arbeiten mit denselben Zahlen, aber eine Tabelle, die für die eine Frage gebaut ist, taugt für die andere nicht. Wenn beide Sichten aus getrennten Dateien kommen, entsteht der klassische Streit darüber, wessen Liste stimmt. Der Punkt ist nicht, welche Sicht die richtige ist — sondern dass beide auf demselben Datenbestand rechnen müssen.

Was Sie dafür brauchen

Gepflegte Kapazitäten. Ohne hinterlegtes Angebot ist jede Auslastungsangabe eine Zahl ohne Bezugsgrösse. Teilzeitgrade und Linienanteile gehören dazu.
Einen Planungsrhythmus, der zur Entscheidung passt. Für Portfolioentscheidungen genügt in aller Regel der Monat. Wochengenaue Ressourcenplanung über ein ganzes Portfolio kostet mehr Pflege, als sie an Erkenntnis bringt.
Rollen und Skills an den Personen. Sonst können Sie zwar sehen, dass jemand ausgelastet ist, aber nicht, wer die Lücke stattdessen füllen könnte.
Eine Unterscheidung zwischen angefragt und bestätigt. Eine Vormerkung, die noch niemand zugesagt hat, darf in der Auslastung nicht wie eine Zusage aussehen.
Die Bereitschaft, Konsequenzen zu ziehen. Eine Auslastungsansicht macht Überlast sichtbar. Sie beseitigt sie nicht.

Wie das erweiterte Ressourcenmanagement in PlainPPM arbeitet

Kapazitäten und Reservierungen — also Vormerkungen, bei denen der Projektanteil noch nicht festgelegt ist — kennt der PlainPPM-Standard bereits, Monat für Monat, Ressource für Ressource. Das erweiterte Ressourcenmanagement setzt darauf auf und ergänzt zwei zusätzliche Ansichten auf dieselben Daten: die Zuweisung auf Projekte und die Zuweisung auf Ressourcen.

Sie starten mit dem Ausschnitt, der Sie betrifft. Gefiltert wird nach Rolle, Skill oder dem Status der Ressourcenanfrage — angefragt oder bestätigt. Wer eine Abteilung, ein Programm oder eine Phase betrachtet, filtert entsprechend, statt sich durch das ganze Portfolio zu scrollen.

Die Projektsicht zeigt jedes Vorhaben mit seinem Bedarf über die Monate. Ein Klick klappt das Projekt auf, mit allen Personen, die daran arbeiten. Zugewiesen wird direkt in der Zelle, und Sie geben vor, welche Zuweisung ein Klick vergibt. Projektsumme und verbleibende Kapazität rechnen in Echtzeit mit. Darunter steht, was der Basisplan für dieses Projekt vorsieht — Zuweisung und Bedarf also direkt untereinander, ohne Wechsel in eine zweite Auswertung.

Die Ressourcensicht dreht die Richtung um: von der Person auf ihre Projekte. Grün hat noch Luft, gelb wird eng, rot ist zu viel. Ein Klick zeigt, woher die Last kommt — Projekt für Projekt, angefragt oder bestätigt. Steht die verbleibende Kapazität im Minus, ist die Person überbucht, und das Diagramm zeigt es im Bild: gestapelt nach Projekt, gegen die Linie dessen, was die Person leisten kann. Jede neue Zuweisung wandert sofort mit ins Bild — Sie sehen im selben Moment, was sie kostet.

Was das Feature bewusst nicht tut: Es optimiert nicht automatisch und schlägt keine Person vor. Es rechnet und zeigt — entschieden wird von Menschen. Diese Grenze ist Absicht: Eine Automatik, die Zuweisungen umverteilt, ohne die Zusagen, Kompetenzen und Absprachen dahinter zu kennen, erzeugt Pläne, die niemand einhält.

Das Feature im Video

Eineinhalb Minuten, die den Ablauf einmal durchspielen — von der Standardsicht über die Projektzuweisung bis zum Auslastungsdiagramm.

Häufige Fragen

In welcher Genauigkeit sollte man Ressourcen planen?

Für Portfolioentscheidungen genügt in aller Regel der Monat. Feinere Raster kosten deutlich mehr Pflege und ändern an der Entscheidung meist nichts.

Woran erkenne ich eine Überbuchung?

An drei Stellen gleichzeitig: Die Zelle färbt sich rot, die verbleibende Kapazität wird negativ, und im Diagramm steht der Balken über der Kapazitätslinie.

Was passiert mit Zuweisungen, die noch niemand bestätigt hat?

Sie sind als angefragt gekennzeichnet und dadurch von bestätigten unterscheidbar — in der Ansicht wie im Filter. So sieht eine Vormerkung nicht wie eine Zusage aus.

Schlägt das System vor, wer ein Projekt übernehmen soll?

Nein. Die Ansicht macht Auslastung und freie Kapazität sichtbar; die Auswahl treffen Sie. Eine automatische Optimierung ist bewusst nicht vorgesehen.

Ersetzt das erweiterte Ressourcenmanagement das Ressourcen-Modul von PlainPPM?

Nein, es ergänzt es. Kapazität und Reservierung bleiben im Standard; hinzu kommen die beiden Zuweisungs-Ansichten.

Brauche ich dafür zusätzliche Software?

Nein. PlainPPM läuft zu 100 Prozent auf Microsoft-365-Standard im Tenant Ihres Unternehmens; das erweiterte Ressourcenmanagement ist eine Erweiterung aus dem PlainPPM Feature-Kiosk.

Conclusion

Ressourcenengpässe fallen fast immer zu spät auf — nicht weil niemand geplant hätte, sondern weil die Pläne nebeneinanderher laufen und sich erst über die Personen, bzw. Ressourcen überschneiden. Sichtbarkeit ist deshalb der erste Schritt: Auslastung über alle Projekte und alle Monate, in beide Richtungen lesbar, mit einer klaren Trennung zwischen angefragt und bestätigt.

Ausprobieren können Sie es selbst. Das erweiterte Ressourcenmanagement liegt im PlainPPM Feature-Kiosk bereit: Sie öffnen die Erweiterung mit Beispieldaten in der Trial-Umgebung, weisen eine Person zu und sehen im selben Moment, was das für ihre Auslastung bedeutet — ohne dass sich an Ihrer eigenen Umgebung etwas ändert. Passt es, bauen wir es in Ihre PlainPPM-Umgebung ein; der Kern von PlainPPM bleibt davon unberührt.

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